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Pense em como seu trabalho evoluiu. Há 10 anos o smartphone era novidade. Mensagem pelo celular? Só mandando um SMS ou uma foto via MMS. As ferramentas de colaboração efetivas não existiam e ainda era preciso estar presente fisicamente para se comunicar bem com o time.

Os modelos de trabalho avançaram para uma realidade muito diferente. Equipes descentralizadas, trabalho remoto, horários flexíveis, dispositivos pessoais na rede. Tudo sem perder a produtividade. A aproximação das pessoas é uma realidade e os negócios fluem de forma simples com videoconferências, compartilhamento de informações e documentos. Uma realidade que impacta positivamente a rotina das empresas e melhora a qualidade de vida dos colaboradores.

Redução de custos e produtividade

Claro que essa mudança tem suas causas. Uma delas fica evidente ao analisar uma pesquisa Ibope realizada em 2018, que indica que o cidadão paulistano passa, em média, 1h57min por dia no trânsito. Imagine quanto a produtividade de uma pessoa pode reduzir após passar 1h no trânsito de São Paulo. Em algumas situações, o tempo de deslocamento é mais longo que a própria reunião.

Outro ponto importante a se considerar quando falamos de ferramentas de colaboração no trabalho são os custos de viagem. Ponte aérea, diárias de hotel e deslocamentos geram custos altos para as empresas viabilizarem reuniões presenciais que, muitas vezes, poderiam se tornar uma videoconferência.

Esses aspectos interferem diretamente no aproveitamento do tempo de um colaborador. Quando as pessoas têm mais tempo, ele pode ser usado para um melhor planejamento do dia, uma alimentação mais saudável ou maior dedicação a um projeto específico. Todos esses fatores resultam em maior produtividade no fim do dia e, consequentemente, em redução de custos.

Trabalho flexível = colaboração + tecnologia

Sabemos que esse caminho para reduzir custos e aumentar a produtividade não é tão simples. Flexibilidade é a palavra-chave para superar esse desafio. Por isso, não apenas as pessoas, mas os lugares também estão se adaptando a essa nova realidade. Espaços pensados para incentivar a criatividade e o trabalho remoto se espalham pelo mundo rapidamente. Não é à toa, a pesquisa GenslerOnWork indica que as pessoas se socializam 13% mais frequentemente em locais de trabalhos inovadores.

Empresas adaptam seus espaços e os coworkings ganham mercado, encubando start-ups e abrigando profissionais que escolhem um lugar diferente a cada dia para trabalhar.

Com tantas novidades, chegamos a um ponto de conversão. A tecnologia incentivou essa mudança, mas precisa se ajustar ao novo comportamento. O conceito de colaboração e comunicação unificada está em ascensão e as equipes buscam soluções que resolvam gargalos criados pela própria tecnologia. Afinal, dispositivos e aplicativos diversos podem gerar incompatibilidades que travam processos e prejudicam o andamento dos negócios, colocando em risco toda a evolução dos modelos de trabalho, baseados em inovação e onipresença.

As ferramentas de colaboração e comunicação unificada

Nesse cenário, a comunicação entre equipes internas ou externas precisa acontecer independente do dispositivo utilizado, por isso, não há espaço para incompatibilidades entre plataformas. Cada vez menos o dispositivo utilizado faz parte da companhia, ou está previsto na rede interna. Segundo a Harvard Business Review, 60% das empresas de alto desempenho permitem que funcionários utilizem seus próprios dispositivos, reforçando a busca pelo aumento de produtividade sem impactar na qualidade de vida.

Para essa realidade, as soluções aplicadas para a comunicação entre equipes e colaboradores devem ser ainda mais avançados (e simples). As ferramentas de colaboração mais atuais incluem a videoconferência, não como solução isolada, mas dentro de uma gama de funções que ampliam os benefícios de uma reunião à distância.

Os benefícios da comunicação unificada incluem funcionalidades distintas que enriquecem as discussões e a colaboração:

Compartilhamento de arquivos

A cada reunião, é possível criar um fluxo de trabalho contínuo, trocando ideias e finalizando com compartilhamento de anotações e arquivos de forma visual, que acrescentem ao conteúdo discutido.

Mensagens e chamadas

Comunicação segura dentro de um mesmo ambiente, unificando e otimizando a comunicação em equipe.

Multiplataforma

Cada participante em um lugar e no seu dispositivo. Sistemas operacionais não podem ser uma barreira para uma solução completa de colaboração, que deve estar presente nos mais diversos dispositivos.

Telefone IP

VoiP é a tecnologia que revolucionou a comunicação por voz nas grandes corporações. Essa tecnologia possibilita facilidade de expansão e alto controle de custos nas companhias.

As soluções são diversas e adaptam-se à realidade da companhia, basta entender a rotina e o processo necessário para encontrar a ferramenta de colaboração ideal para cada time. Como funciona essa nova realidade na sua empresa? As pessoas estão conectadas de forma inteligente?

Visite nossa página sobre colaboração para entender como podemos ajudar nesse desafio.

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